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详解什么OA系统公文处理才够专业?

发布时间:2019-05-03 17:37 作者:彩83

  对于行政机关而言,公文管理是一项重要的不可或缺的工作和行政行为,是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁。因此再实施OA系统的过程中,如何用专业的设计让公文处理更轻松就成为了信息化建设的一大重点。

  当然,不同的软件厂商开发的OA公文处理各有不同,下面小编就来简单的介绍下,OA系统是如何做好公文处理的。

  OA系统公文发文模块功能涵盖发文登记、我的发文、待办发文、待阅发文、承办发文、经办发文、发文管理。下面是详细的功能介绍:

  在发文登记中,用户可以在“函”、“意见”中进行申请流程、上传附件、保存、发送、打印等操作。

  在我的发文中,对于当前人发出的申请,可以在我的发文菜单下查看当前发文单的详细内容,包括审批流转记录、审批流程等,还可以对发文单进行转存、打印操作,可对数据进行多次备份,保证数据不丢失。若当前申请还没有被处理,则可以撤销当前申请,对当前状态为审批中的数据,则可以进行催办,发送催办提醒消息。

  在待办发文中,用户可以根据主题、发文字号进行查询。当有文件需要审批的时候,系统会有多种提醒方式,包括弹出框口提醒、电子邮件提醒、手机短信提醒等等。待办发文可以转发和转存发文单,可以对发文单进行加签、退文、修改(可以设置修改权限,修改过的文件具有痕迹保留功能)等各种操作,还可以通过密码来加盖电子签章或个人印章。

  在待阅发文中,用户不仅可以通过分发时间、主题、阅读状态进行查询,并且可以查看其他人员分发给自己的发文记录,填写阅读意见,查看对应的正文文件,还可以进行发文转收文操作,将当前发文转到收文流程。

  在承办发文中,用户可以根据主题、发文字号进行查询,进而了解事件拟稿人、拟稿时间以及操作情况。

  在经办发文中,用户可以根据主题、发文字号在“经办发文”列表中查看自己审批过的发文单,并对发文单进行转发、转存、分发操作。除此之外,用户可以打开具体的发文单,查看当前记录的审批流转记录、申请流程、审批日志以及进行打印操作,若对已审批的发文单审批有误,且该发文单还未被下一步审批人审批,则可以通过撤回操作撤销当前审批,并在待办发文中重新对该条数据操作。

  在发文库中,用户可根据主题、发文字号、发布类型进行简单查询,也可以根据审批开始时间、审批结束时间进行查询。发文库相当于将已完成审批流转的实例记录做一次主要数据的备份。所有已完成的审批流转记录都会显示在该菜单中,包括审批开始和结束时间,发文字号等。还可以将选中的数据按照选择的发布类别发布到桌面建立的对应发布类别块中,以供有权限的人员查看,对发布错误或者不再需要发布的数据可以进行撤销操作。发布类别可以在发文管理中进行设置。发文库功能可以实现迅速、全方位的资源共享,使得使用者的工作能更高效更快捷更方便的得到处理。

  在发文监控中,用户可以根据主题、发文字号、当前状态进行查询,查看所有正在审批和审批完毕的发文单,包括查看申请信息、当前状态、当前流程、审批流转记录等,可以同时选择多条数据分发和转发给需要查看的人员。对审批中的发文单可以更改本步审批人,结束审批,进行催办操作。对审批完毕的发文单可以归档或转存到选择的文档中心目录下。另外,对错误的发文单可以删除,删除的发文单可在回收站中查看,并根据实际情况进行彻底删除或者还原,进一步提高数据的安全性。

  其中包括一特别人性化的设置,即主体颜色说明。根据不同的颜色可知审批状态。审批已完成、未通过、审批中、未发送、已撤销等等。

  之后,模板设置中又分成了三个小部分,分别是发文模板设置、设置发文字号、发文模板类型。

  在发文模板中,用户可以根据类别、模具名称进行查询。并且可以进行新建、修改、复制模板、设置起草菜单、设置流程、保存排序、导入、返回、更改模具名称及类别、已删除模具维护、设置关联、设置存档类目、设置多流程、导出、审批交接、删除等操作。不仅对模板进行导入和导出,且支持带流程导入导出。对某个模板设置关联模板,在由当前模板发起的审批单完成后自动触发设置的关联模板,设置的关联数据可以自动带到触发的申请中。

  OA工作流拥有强大的审批流程,多变的流程、灵活的审批流程节点,使审批操作方便、快捷,另外,审批相关的设置操作皆以图形展开设计,使用者可以对功能及操作一目了然。

  在设置发文字号、发文模板类型浏览中,用户可以进行新建、修改、删除、保存排序等操作。

  在主题词设置中,用户可以进行新建、修改、保存、默认选择项等操作。并且其中主题词选择齐全,可供选择。

  看完了OA系统公文管理的详细功能,可以发现宇博的公文处理设计设计很全面,使用快捷、灵活,可以满足用户不同的应用需求。相信通过OA办公系统的协助,行政机关定能提高员工工作效率,打造独特核心竞争力。

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